Politica de verificare a clienților și a utilizării finale

Ultima actualizare: 17 august 2026

Politica explică informațiile minime pe care le putem solicita, activitățile pe care nu le susținem și responsabilitățile clienților și utilizatorilor autorizați.

Aceasta nu înlocuiește legislația aplicabilă sau condițiile unui contract semnat. Se pot aplica cerințe suplimentare în funcție de echipament, serviciu, destinație, client, utilizator final, structura proprietății și sarcina de lucru propusă.

1. Domeniul de aplicare

Politica se aplică viitoarelor și actualelor colaborări care implică:

• resurse GPU la cerere sau rezervate
• servere GPU dedicate
• infrastructură bare-metal
• medii cloud private sau hibride
• infrastructură AI administrată
• servicii de găzduire și activități conexe colocării
• stocare și rețelistică de înaltă performanță
• acces la distanță la infrastructură controlată
• intermediari, revânzători sau subcontractanți, dacă sunt aprobați explicit.

Nicio capacitate nu este alocată și niciun angajament comercial obligatoriu nu este asumat înainte de finalizarea verificărilor necesare și semnarea acordului aplicabil.

2. Obiectivele procesului

Procesul urmărește să ajute NOVACORE AI să:

• identifice entitatea contractantă și reprezentanții autorizați
• înțeleagă structura proprietății și controlului
• identifice utilizatorii finali, intermediarii și destinațiile relevante
• înțeleagă sarcina de lucru propusă
• evalueze adecvarea tehnică și operațională
• analizeze aspectele privind sancțiunile și controlul exporturilor
• prevină accesul ulterior neautorizat
• identifice posibile utilizări abuzive, eludări sau deturnări
• respecte obligațiile juridice și contractuale aplicabile.

Finalizarea verificării nu certifică un client și nu garantează eliminarea tuturor riscurilor.

3. Verificarea clientului

Înaintea încheierii unei colaborări, putem solicita:

Informații despre entitate

• denumirea juridică completă
• forma juridică
• sediul social
• identificatorii de înregistrare și fiscali
• țara de înființare și de desfășurare a activității
• extrase din registre oficiale
• activitatea comercială
• site-ul și datele oficiale de contact.

Informații despre reprezentant

• numele și datele profesionale de contact
• funcția și dreptul de reprezentare
• dovezi rezonabile privind identitatea și mandatul.

Proprietate și control

• structura directă și indirectă a proprietății
• beneficiarii reali
• persoanele sau entitățile care exercită controlul
• societățile-mamă și afiliații relevanți
• explicații privind fiduciarii, structurile de tip trust sau alte structuri neobișnuite, dacă sunt relevante.

Informații despre tranzacție

• entitățile contractante și plătitoare
• sursa și traseul plății
• intermediarii, revânzătorii sau subcontractanții
• utilizatorii finali
• locațiile de găzduire și acces
• țările din care sistemele vor fi administrate sau utilizate.

Putem solicita documente certificate, traduse sau emise recent, atunci când acest lucru este proporțional cu riscul.

4. Verificarea listelor aplicabile

NOVACORE AI poate verifica persoanele și entitățile relevante în raport cu sursele oficiale aplicabile privind sancțiunile și părțile restricționate.

Verificarea poate include:

• clientul
• reprezentanții autorizați
• beneficiarii reali
• persoanele sau entitățile care exercită proprietatea ori controlul
• utilizatorii finali
• părțile implicate în plată
• intermediarii
• destinațiile și jurisdicțiile relevante.

O potrivire de nume nu stabilește automat că o persoană este restricționată. Posibilele potriviri pot necesita informații și verificări suplimentare.

Verificările pot fi repetate pe durata relației comerciale, inclusiv atunci când se modifică proprietatea, controlul, utilizatorii, destinațiile, plățile sau măsurile juridice aplicabile.

5. Declarația privind utilizarea finală

Înaintea aprobării poate fi necesară o declarație scrisă privind utilizarea.

Aceasta trebuie să descrie:

• sarcina de lucru și scopul tehnic
• sectorul și obiectivul comercial al clientului
• utilizatorii și administratorii
• țările din care serviciul va fi accesat
• locația și categoriile datelor
• platforma GPU, cantitatea și durata solicitate
• accesul eventual al terților
• transferul rezultatelor, modelelor, aplicațiilor sau informațiilor tehnice către alte părți ori locații
• orice context militar, guvernamental, de infrastructură critică, supraveghere, criptografie, securitate cibernetică sau dublă utilizare cunoscut
• orice licență, autorizare sau restricție identificată de client.

Declarația trebuie să fie completă, exactă și consecventă cu utilizarea reală.

6. Evaluarea controlului exporturilor

Anumite echipamente, aplicații, tehnologii, servicii de asistență tehnică, aranjamente de acces sau destinații pot face obiectul unor cerințe privind controlul exporturilor ori restricții comerciale.

Analiza aplicabilă poate depinde de:

• clasificarea tehnică
• originea produsului
• licențele echipamentelor și aplicațiilor
• locația clientului și a utilizatorului final
• locația accesului la distanță
• destinația și transferurile ulterioare
• utilizarea finală
• sancțiunile aplicabile
• cerințele de autorizare
• implicarea unor jurisdicții din afara UE.

NOVACORE AI poate solicita clasificări, licențe, autorizații, documente privind utilizatorul final sau consultanță juridică specializată înainte de continuarea procesului.

Clientul rămâne responsabil pentru propriile obligații și nu trebuie să presupună că verificarea NOVACORE AI înlocuiește analiza juridică independentă.

7. Utilizări și aranjamente interzise

Serviciile și infrastructura NOVACORE AI nu pot fi utilizate pentru:

• activități interzise de lege, sancțiuni sau restricții comerciale obligatorii
• accesul unei persoane sau entități căreia furnizarea serviciului i-ar fi interzisă
• eludarea sancțiunilor sau controlului exporturilor
• ascunderea clientului, beneficiarului real, utilizatorului final, destinației sau părții plătitoare
• revânzare, sublicențiere, transfer sau acces ulterior nedeclarat
• acces neautorizat la sisteme, conturi, rețele sau date
• dezvoltarea, implementarea sau distribuirea de programe malițioase
• furt de credențiale, phishing, fraudă sau abuz de identitate
• atacuri de indisponibilizare sau perturbarea intenționată a serviciilor
• supraveghere sau interceptare ilegală
• prelucrarea ori exploatarea ilegală a datelor personale
• materiale privind abuzul sau exploatarea sexuală a copiilor
• dezvoltarea sau sprijinirea unor activități chimice, biologice, radiologice ori nucleare interzise
• activități interzise privind armele
• activități destinate producerii unui prejudiciu ilegal persoanelor, infrastructurii critice sau siguranței publice
• orice utilizare interzisă de contractul sau politica specifică serviciului.

Lista nu este exhaustivă. O utilizare poate fi refuzată dacă generează riscuri juridice, de securitate, privind drepturile omului, operaționale sau reputaționale care nu pot fi gestionate corespunzător.

8. Utilizări sensibile sau cu risc ridicat

Anumite activități legale pot necesita verificări suplimentare, restricții tehnice ori controale contractuale specifice.

Acestea pot include aplicații care implică:

• organizații militare sau de apărare
• utilizatori guvernamentali sau din sectorul public
• infrastructură critică
• securitate cibernetică avansată
• identificare biometrică
• supraveghere
• decizii automatizate cu impact ridicat
• date personale sensibile
• criptografie
• dezvoltarea semiconductorilor avansați
• sisteme autonome
• cercetare controlată
• jurisdicții cu risc ridicat
• intermediari complecși sau acces multipartit.

Includerea în listă nu înseamnă că utilizarea este automat interzisă, ci că pot fi necesare informații, controale, autorizații sau evaluări profesionale suplimentare.

9. Acces ulterior și intermediari

Clienții nu pot oferi acces unei alte persoane sau entități dacă accesul nu este permis de contract și nu a trecut prin verificările necesare.

În lipsa unei aprobări scrise explicite, clienții nu pot:

• revinde sau sublicenția capacitatea
• partaja credențiale administrative
• opera servicii cu acces anonim
• ascunde identitatea utilizatorului final
• direcționa accesul printr-un intermediar nedeclarat
• transfera controlul echipamentului dedicat
• modifica substanțial destinația sau scopul
• permite accesul dintr-o locație restricționată.

Intermediarii aprobați rămân responsabili pentru respectarea restricțiilor de către utilizatorii ulteriori autorizați.

10. Obligațiile continue ale clientului

Clienții trebuie:

• să furnizeze informații exacte și complete
• să răspundă solicitărilor rezonabile de verificare
• să mențină actuale informațiile privind proprietatea, controlul și contactul
• să utilizeze serviciul numai în scopul aprobat
• să protejeze credențialele și mecanismele de acces
• să mențină o listă corectă a utilizatorilor autorizați, dacă este necesar
• să notifice NOVACORE AI înaintea unei modificări importante privind utilizarea, utilizatorii, destinația, proprietatea sau controlul
• să notifice prompt posibila utilizare abuzivă sau accesul neautorizat
• să păstreze documentele prevăzute de acord
• să coopereze cu verificările proporționale de conformitate și securitate.

Furnizarea unor informații false, incomplete sau înșelătoare poate determina refuzul, suspendarea ori încetarea colaborării.

11. Modificări care necesită o nouă evaluare

O evaluare nouă sau actualizată poate fi necesară dacă:

• se modifică proprietatea sau controlul
• apare un beneficiar real nou
• se schimbă entitatea contractantă ori plătitoare
• sunt adăugați utilizatori, intermediari sau subcontractanți
• se solicită acces dintr-o altă jurisdicție
• sarcina de lucru sau sectorul se modifică substanțial
• capacitatea este transferată ori extinsă
• regulile privind sancțiunile sau exporturile se schimbă
• devin disponibile informații noi privind riscul.

Aprobarea anterioară nu garantează eligibilitatea continuă dacă circumstanțele relevante se schimbă.

12. Decizii și măsuri

NOVACORE AI poate solicita informații suplimentare, impune condiții, limita funcționalități, refuza o solicitare, amâna configurarea, suspenda accesul sau înceta o colaborare în condițiile permise de contract și lege.

Motivele pot include:

• imposibilitatea verificării informațiilor necesare
• o potrivire confirmată sau nesoluționată privind sancțiunile
• lipsa unei autorizații ori licențe
• neconcordanțe între utilizarea declarată și cea observată
• acces ulterior neautorizat
• suspiciuni de eludare sau deturnare
• un risc important de securitate
• încălcarea politicii sau contractului
• o obligație juridică ori de reglementare.

Atunci când este adecvat și permis legal, NOVACORE AI poate sesiza autoritățile competente sau coopera cu solicitări legale.

Aprobarea comercială rămâne la discreția NOVACORE AI, dacă un acord semnat nu prevede altfel.

13. Reanalizare și corectare

Dacă o solicitare este refuzată deoarece informațiile par incomplete sau contradictorii, solicitantul poate furniza clarificări sau documente corectate.

NOVACORE AI nu este obligată să dezvăluie metode confidențiale de verificare, informații de securitate, materiale protejate legal sau informații care ar putea facilita eludarea controalelor.

Transmiterea informațiilor suplimentare nu garantează aprobarea.

14. Furnizori utilizați pentru verificare

NOVACORE AI poate utiliza furnizori autorizați, consultanți profesionali sau baze de date oficiale pentru verificarea identității, proprietății, sancțiunilor și utilizării.

Atunci când sunt prelucrate date personale, rolurile, garanțiile, informările și drepturile aplicabile sunt descrise în Politica de confidențialitate și documentația contractuală relevantă.

Din această politică nu trebuie presupusă existența unei decizii nefavorabile bazate exclusiv pe procesare automată. Procesul poate include evaluare umană atunci când este adecvat.

15. Evidențe și păstrare

Documentele de verificare pot include:

• informații despre client și reprezentant
• documente privind proprietatea și controlul
• rezultatele verificărilor
• declarațiile de utilizare finală
• corespondența
• aprobările, condițiile și deciziile
• evidența modificărilor importante.

Documentele sunt păstrate conform unui program documentat, stabilit în funcție de relația comercială, obligațiile legale, termenele de prescripție, eventualele litigii, cerințele de audit și risc.

Informațiile nu sunt păstrate pe termen nedeterminat fără un scop definit. Anumite evidențe pot fi păstrate mai mult dacă legea, conservarea juridică, o investigație ori constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept impun acest lucru.

Informații suplimentare sunt disponibile în Politica de confidențialitate.

16. Confidențialitate

Informațiile de verificare sunt gestionate potrivit sensibilității și utilizate în scopuri legitime de evaluare, contractare, securitate și conformitate.

Accesul este limitat în funcție de rol și necesitate. Informațiile pot fi comunicate, atunci când este necesar, consultanților autorizați, furnizorilor de verificare, partenerilor contractuali sau autorităților competente, cu respectarea garanțiilor și legislației aplicabile.

Nu transmiteți documente foarte sensibile printr-un formular general. NOVACORE AI poate furniza un canal adecvat în timpul verificării.

17. Actualizarea politicii

Sancțiunile, controlul exporturilor și alte restricții se pot modifica rapid.

NOVACORE AI poate actualiza politica pentru a reflecta modificări legislative, orientări oficiale, servicii, tehnologii sau riscuri. Versiunea curentă și data intrării în vigoare vor fi publicate pe această pagină.

Modificările politicii publice nu schimbă retroactiv un contract semnat, cu excepția cazului în care legea impune sau contractul permite acest lucru.

18. Contact

Întrebările privind această politică sau o utilizare propusă pot fi transmise către:

NOVACORE AI S.R.L. E-mail: office@novacoresoftai.com Subiect: Verificare utilizare finală Sediul social: București, Sectorul 3, Strada Nerva Traian, Nr. 27–33, Birou 6, Scara B, Etaj 1, România